دلایل نیاز به یک سیستم مدیریت هزینه
اغلب کسب و کارهای کوچک تا زمانی که در خرج و مخارج خود متمرکز نشده اند، متوجه هزینه های اضافی ای که درآمد را بطور قابل توجهی تحت تاثیر قرار میدهد، نخواهند شد. این میزان هزینه های اضافی اگر حذف شوند علاوه براینکه منابع مالی بیشتری در اختیار شرکت قرار میدهند تا با آن سرمایه گذاری کند، بهای تمام شده را کاهش میدهند و کمک میکنند تا شرکت بتواند با کاهش قیمت خدمات و محصولات به مزیت رقابتی برسد. علت بوجود آمدن چنین مخارج بی اهمیتی، نبود یک سیستم مدیریت هزینه کارآمد میباشد. گاهی اوقات هزینه ها بصورت دستی انجام می شوند و تنها مدرک آن یک رسید کاغذی است که به راحتی از بین میرود. هرچه کسب و کار توسعه یافته تر میشود، متوجه میشوید هزینه ها با اسناد مخارج موجود ناهماهنگ تر است. نبود یک برنامه منسجم مدیریت هزینه های مجهولی که میتواند گزارش های مالی شما را دگرگون کند. در این مقاله به بررسی نشانه هایی می پردازیم که اثبات میکند شما به یک سیستم مدیریت هزینه نیاز دارید.
از کنترل خارج شدن هزینه ها
با افزایش تعداد پروژه ها و تعداد کارمندان، هزینه های شما بطور محسوسی افزایش میابد. از نشانه های اجتناب ناپذیر این قضیه زیاد شدن غیر معمول کاغذ بازی ها است. اگر در چنین شرایطی قرار گرفتید، وقت آن است که به فکر یک راه حل اتوماسیونی برای این موضوع باشید.
سرنخ های مالی شرکت قابل ردیابی نیست
به عنوان صاحب کسب و کار، اهمیت ردیابی هزینه ها میتواند بسیار آسان باشد. اما اگر نمیدانید هزینه ها صرف چه چیز میشود یا چه نوع بازگشت سرمایه ای در هر پروژه داشته اید، تشخیص اینکه کدام بخش ها به سرمایه گذاری بیشتر و کدام بخش ها نیاز به کاهش بودجه دارند، دشوار خواهد شد.
نامشخص بودن چنین سرنخ های مالی ای، میتواند به تصمیم گیری های اشتباه بینجامد که در نهایت میتواند باعث کاهش شدید درآمد شود.
بهتر است برای کنترل این هزینه ها روی یک سیستم مدیریت هزینه آنلاین سرمایه گذاری کنید بطوریکه کارمندان شما از همه جا به آن دسترسی داشته باشند. مطمئن باشید این سرمایه گذاری ارزشش را دارد.
دیرکرد در پرداخت حقوق کارکنان
کارمندان شما ملزم به پر کردن رسیدهای هزینه ها هستند، اما بدون وجود یک سیستم مدیریت هزینه، شما دچار مشکل خواهید شد. اگر کسب و کار شما بیش از 5 یا نهایتا 10 نفر پرسنل دارد، وقت آن رسیده شیوه های ثبت هزینه خود را ارتقا داده تا امکان نگهداری آن ها حتی از طریق تلفن همراه افراد امکان پذیر شود.
شما نگران امنیت داده های خود هستید
شرکت هایی که خود سیستم مدیریت هزینه اختصاصی دارند، اغلب بار سنگینی بر دوش تیم آی تی و حسابداری میگذارند، زیرا آن ها مجبورند به تمام هزینه ها بصورت دستی و با جزییات بالا رسیدگی کنند. این فرآیند طاقت فرسا و زمانبر می تواند باعث خطا در گزارشات آن ها شود. استفاده از نرم افزارهای هوشمند مدیریت هزینه در این شرایط می تواند موثر و کارآمد باشد. این سیستم باعث میشود که کارمندان بتوانند علاوه بر اینکه برای هزینه های سازمانی برنامه ریزی کنند نگران گم کردن رسید های کاغذی نیز نباشند.
عدم اطمینان از فعالیت های کارکنان
یک سیستم مدیریت هزینه خوب، می تواند بین عادات کاری کارکنان و هزینه های سازمانی آن ها ارتباط برقرار کند. اگر حساب های ثبت شده شما دارای مشکل باشد، یک نیروی کار بی وجدان میتواند، با سو استفاده از خلاهای مالی، سود شرکت را از بین ببرد.
گزارش های هزینه در کسب و کار شما وجود ندارد
یکی از بهترین راه ها برای اطمینان از اینکه هیچ هزینه ای گم نمیشود، استفاده از نرم افزارهای گزارش هزینه کارآمد است. این نرم افزار کمک میکند تا هریک از افراد هرآنچه که نیاز دارند را در دسترس داشته باشند.
سامانه فروش تلفنی آنلاین
8 مورد بهترین راه های مدیریت هزینه برای همه کسب و کارها
همانطور که در بالا نیز گفتیم دلایل زیادی برای اینکه به یک سیستم مدیریت هزینه نیاز دارید وجود دارد. احتمالا قبل از این مقاله نیز حداقل بصورت ذهنی به این موضوع فکر کرده و آن را کاری دشوار دیده بودید. اما اجرا سازی یک برنامه مدیریت هزینه، موردی است که هرچه زودتر آن را عملی کنید به نفع کسب و کارتان است. در ادامه به برخی از مهم ترین روش های مدیریت هزینه می پردازیم. مهم نیست که در چه کسب و کاری فعالیت میکنید، این موارد جنبه عمومی داشته و میتواند در هزینه های شما تاثیر بسزایی بگذارد.
یکپارچه کردن نرم افزار مدیریت هزینه و سفر
با توجه به اینکه بخش اعظم از هزینه ها مربوط به سفرهای کاری است، نداشتن ابزاری مشخص و فردی ثابت برای ثبت هزینه ها باعث میشود نه تنها هزینه ها قابل برنامه ریزی نباشد، بلکه فضایی برای تقلب و سوءاستفاده فراهم شود. بکار بردن یک راه حل T and E کل فرآیند سفر را برای شما ساده و یک تجربه یکپارچه را برای همه ذینفعان فراهم میکند.
سیاست های T and E را با استفاده از اتوماسیون مدیریت کنید
مطمئن شوید نرم افزار مدیریت سفر و هزینه ای که انتخاب میکنید، دارای ویژگی سیاست داخلی است. این قابلیت میتواند هزینه ها را تا حد قابل توجهی کاهش دهد زیرا کارمند از محدودیت هزینه خود آگاه بوده و هرگونه هزینه اضافی با نوتیفیکیشن به او اطلاع داده میشود. برخی از نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری، قابلیت هایی برای اینکار در اختیار شما قرار میدهد.
فرایند پیش تصویب اجباری
چه سیستم مدیریت هزینه شما اتوماسیون باشد چه سنتی، اگر تاییدیه های اولیه مربوط به هزینه ها را اجباری کنید، احتمال خرج کردن بیش از حد یا هزینه های خارج از خط مشی کاهش میابد. کارمندان می توانند بلیط و محل اقامت را انتخاب کنند اما تا زمانی که به تایید مدیریت نرسیده نمیتوانند هزینه ای برای رزرو آن انجام دهند. اجرایی شدن روش پیش تایید، روند بازپرداخت را تسریع میکند. این تاییدیه اجباری، یکی از بهترین روش های کاهش هزینه در کسب و کار است.
یک طرح پاسخگو بسازید
طرح بازپرداخت پاسخگو فرآیندی است که از دستورالعمل های خدمات درآمد داخلی، برای بازپرداخت هزینه های مربوط به کسب و کار کارکنان پیروی کرده و هرگونه مالیات را برای کارکنان و مشاغل حذف میکند. اطمینان حاصل کنید کارکنان از تمامی دستورالعمل ها پیروی میکنند. همچنین مطمئن شوید بازپرداخت به موقع صورت می گیرد تا کارمندان تشویق شوند گزارش هزینه را به موقع ارسال کنند.
گزارش های هزینه را ساده کنید
روش سنتی گزارش دهی هزینه شامل برگه های اکسل و نوشتن در مورد هر هزینه، رسیدگی به رسیدها و پیوست کردن آن ها به گزارش است. امروزه راهکارهای T and E برنامه هایی ارائه میدهند که از طریق آن ها کارمند میتواند رسید را اسکن، ارسال و در عرض چند دقیقه گزارش هزینه ایجاد کند. به این ترتیب هیچ دریافتی مفقود و هیچ تاخیری در گزارش هزینه ها وجود نخواهد داشت.
صدور کارهای شرکتی
با صدور کارت های شرکتی برای کارکنانی که دائما در حال سفرهای کاری هستند، میتوان محدودیت هایی برای هزینه ها در زمانی که کارمندان از آن استفاده میکنند اعمال کرد. شما میتوانید میزان دقیق هزینه ها و بازپرداخت هایی را که در زمان سفر کاری یک کارمند صورت می گیرد ردیابی کنید. در بسیاری از موارد نیاز به بازپرداخت از بین میرود. همچنین انواع مختلفی از پاداش ها و تخفیف ها وجود دارد که کارت های شرکتی می توانند ارائه دهند که شما به عنوان یک شرکت میتوانید از آن ها استفاده کنید.
هزینه ها را تجزیه و تحلیل کنید
بررسی دسته بندی هزینه های خود و تجزیه و تحلیل اینکه کدام یک سازگار هستند و کدامیک افزایش یافته اند به شما کمک میکند تا ضروری و غیر ضروری بودن آن ها را تفکیک کنید. اگر نرم افزار مدیریت هزینه دارید، به شما امکان مشاهده کامل داده های مخارج کارکنان در طی زمان را میدهد. شما میتوانید با مشاهده ریز داده ها تک تک رفتارهای کارکنان خود را تجزیه و تحلیل کرده و اقدامات و بودجه را براساس آن برنامه ریزی کنید.
جمع بندی
همه کسب و کار، از کسب و کارهای نوپا گرفته تا کسب و کارهای پر رونق هزینه های زیادی را شامل میشوند. هنگامی که کسب و کارها توسعه می یابند هزینه های آن ها نیز به نسبت رشد آن افزایش میابد بطوریکه رهگیری برخی از این هزینه ها ناممکن میگردد. بدون شک برخی از این هزینه ها هزینه هایی اضافی هستند که به کسب و کارها تحمیل میشوند. اینجاست که فقدان یک برنامه مدیریت هزینه بشدت احساس میشود. اگر چنین برنامه ای را درست اجرا شود میتوان هزینه های غیر ضروری را شناسایی و با حذف آن ها در آمد را بطور قابل توجهی افزایش داد.
