استراتژی هایی برای مدیریت تغییر در سازمان
شاید این سوال برایتان پیش بیاید چرا سازمان به استراتژی مدیریت تغییر نیاز دارد؟ دنیای این روزهای ما با سرعت زیادی در حال تغییر و تحول است ( سریع تر از سال های گذشته) و هیچ مانعی برای آن وجود ندارد. این تغییرات چه برای ما خوشایند باشد و چه نباشد، بر فرآیندهای سازمانی ما تاثیرگذار است. بنابراین ما نیاز داریم، آمادگی لازم برای اصلاح دائمی استراتژی سازمانی خود را داشته باشیم.
ضرب المثلی وجود دارد که میگوید:
"تغییر آسیب میزند، افراد را ناامن، گیج و عصبانی میکند. مردم میخواهند همه چیز همان باشد که بود، زیرا این کار زندگی را ساده تر میکند. اما اگر شما یک رهبر باشید نمی توانید اجازه دهید افرادتان به گذشته بچسبند."
چرا استراتژی مدیریت تغییر شکست میخورند
دلایل زیادی برای شکست رویه های مدیریت تغییر وجود دارد. مواردی مانند ارتباطات ضعیف، فقدان آموزش، کاستی های استراتژیک، کمبود چشم انداز و… در صورت مورد توجه قرار نگرفتن آینده کسب و کار را دگرگون میکنند. اولین راه غلبه بر این بحران، اطمینان از ارتباط کافی بین تمامی اعضای سازمان است. برای رهبران مهم است که فعال باشند و کارکنان را تشویق کنند تا در صورت لزوم نظرات خود را بیان کنند.
علاوه براین ایجاد یک استراتژی پیرامون نقاط قوت و ضعف ( میتوان از تحلیل SWOT استفاده کرد) یک تیم می تواند به تنظیم یک برنامه تغییر کند تا شرایط برای همه قابل تحمل شود. در نهایت مدیران باید چشم انداز تغییر را پیشبینی و با آن ارتباط برقرار کنند. اگر کارمندان با چشم انداز نهایی ارتباط برقرار نکنند، به اندازه کافی برای آن ها انگیزه نخواهد داشت.
استراتژی تغییر مدیریت سازمانی چیست
استراتژی مدیریت تغییر سازمانی فرایند ترسیم، برنامه ریزی، اجرای مراحل برای اجرای موفقیت آمیز تغییرات در کل سازمان است. این فرآیند کاهش خطرات و استفاده حداکثری از تلاش های مدیریت تغییر برای بدست آوردن نتایج مطلوب است.
بعنوان یک رهبر این وظیفه شماست که جهت ابتکارات مدیریت تغییر را تعیین کنید.
عناصر مختلفی هستند که موفقیت سازمانی را تعیین میکنند. اما اگر خودتان را آماده کرده باشید، این راه ساده تر میشود.
چرا به یک استراتژی مدیریت تغییر سازمانی نیاز دارید
یک کسب و کار میتواند دست خوش تغییرات مختلفی قرار بگیرد که ممکن است برای دیگران اتفاق نیفتد. تغییر میتواند به دلیل اجرای ERP جدید، تغییر در رهبری، معرفی فرآیندها و برنامه های تجاری جدید و… اتفاق بیفتد. همه این تغییرات سازمانی متفاوت هستند و هریک نیاز به استراتژی جداگانه ای برای هدایت تلاش های تغییر در مسیر درست دارند. صرف نظر از نوع تغییر چیزهای کمی وجود دارند که در هر حال برای موفقیت تلاش های تغییر سازمانی خود برنامه ریزی کنید.
7 گام برای مدیریت تغییر سازمانی
- اهداف و چشم انداز را تعریف کنید
- از مدیریت عالی شروع کنید
- بازخورد بگیرید و تجزیه و تحلیل کنید
- یک نقشه راه مناسب بسازید
- برای کاهش خطرات آماده شوید
- ارتباط موثر برقرار کنید
- از آموزش موثر اطمینان حاصل کنید
تعریف اهداف و چشم انداز
هر نقشه تغییر در طول مراحل اجرای خود با موانع زیادی رو به رو است. برای جلوگیری از شکست سازمان باید بر اهداف کوتاه مدت و بلند مدت تمرکز کند تا بتواند تغییر را در مسیر درست هدایت کند. شکی نیست که اهدافی برای بهبود زیرساخت های شرکت، فرآیندهای تجاری، امکانات، محصولات و خدمات ایجاد میشود. با این حال داشتن هدف در هر مرحله برای جلوگیری از هرج و مرج الزامی است.
مزایا و اهداف هربخش با دیگری متفاوت است. از این رو برای تعیین اهداف هربخش و همسو کردن آن ها با اهداف سازمان ضروری است.
از مدیریت عالی شروع کنید
خلاقیت در مدیریت تغییر مستقیما زیر چتر مدیریت عالی است. آن ها در مورد مواردی مانند امور مالی، فناوری، فرآیندها و جهت گیری شرکت پس از تلاش برای تغییر تصمیم میگیرند. مدیریت ارشد نه تنها باید کارشناس ها و استراتژیست های فنی داشته باشد، باید رهبرانی نیز داشته باشد تا تغییرات را بطور منظم به سایر افراد سازمان منتقل کنند.
وقتی نوبت به استراتژی و چشم انداز میرسد، تغییرات از بالاترین سطح سازمان به پایین، و برای اجرا از پایین به بالا صورت میگیرد. پس تغییرات سازمانی زمانی موثر واقع میشود که همه ذینفعان در یک صفحه باشند و این تنها از طریق ارتباط موثر واقع میشود.
بازخورد گرفته و تجزیه و تحلیل کنید
اکنون مشخص شد که برای مدیریت تغییر مشارکت ذینفعان و چشم انداز مناسب ضروری است. اگرچه گاهی تصمیمات سازمان بدون مشورت با کارگران که خط مقدم تلاش های تغییر هستند صورت میگیرد.
تصمیم هایی مانند خرید برنامه های کاربردی جدید، اجرای فرآیندهای جدید با سرمایه گذاری در ابزارهای آموزشی بدون در نظر گرفتن پیشنهادات کارکنان صورت میگیرد.
سازمان ها باید در برنامه خود فرآیندی داشته باشند که بتوانند بطور منظم از کارکنان خود بازخورد دریافت کنند. آن ها همچنین میتوانند از پلتفرم های نظر سنجی دیجیتال که به آن ها کمک میکند تا بفهمند کارمندان چگونه با فرآیندهای تجاری، محتوای آموزشی و برنامه های فعلی تعامل دارند.
یک نقشه راه مناسب بسازید
هر فرآیند مدیریت تغییر باید یک نقشه راه مناسب داشته باشد و بدون آن هر استراتژی در هر زمینه ای می تواند شکست بخورد. برای هریک از مراحل یک جدول زمانی تعیین کنید. باید یک ضرب العجل برای ایده پردازی، نمونه اولیه و اجرا مشخص شود. همه این عوامل ممکن است برای همه مراحل صادق نباشد، اما پروتکل ها در هرصورت صادق است.
همچنین زمان ممیزی و بازرسی را به گونه ای تعریف کنید که پیگیری تلاش های تغییر و چرخش در صورتی که مطابق با خطوط مورد انتظار پیش نمیرود، آسان شود.
بدون داشتن نقشه راه مدیریت تغییر عملا دشوار میشود.
برای مقابله با تهدیدها آماده باشید
یک استراتژی مدیریت ریسک باید وجود داشته باشد تا به شما برای پیدا کردن راه حل خطراتی که در طول مسیر با آن روبرو می شوید، کمک کند. داشتن ابزارهایی برای پیش بینی موانع و تشخیص روندهای منفی ضروری است. این ابزار به شما قدرت کنترل اوضاع را داده و این امکان را فراهم می آورد که بتوانید قبل از به اجرا رسیدن برنامه ها، یک برنامه اضطراری آماده کنید.
این خطرات ممکن است به دلایلی مانند مشارکت کم کارکنان، ریزش بودجه، مقاومت کارکنان، شکست برنامه ها و…. ظاهر شوند.
.
ارتباط موثر برقرار کنید
ارتباط امری یکباره نیست. این یک فرآیند مستمر است و یک سازمان باید آن را بطور معمول انجام دهد. راه های زیادی برای اینکه شرکت بتواند با کارکنان ارتباط برقرار کند وجود دارد. تا آنجا که تغییر درنظر گرفته میشود ارتباطات موثر ترکیبی از افراد، فرآیندها و فناوری است.
بنابراین بیشتر زمان صرف فناوری یا اپلیکیشن ها میشود و کارکنان باید از بروز رسانی ها یا تغییرات جدید در اپلیکیشن ها آگاه باشند. اگر اینکار صورت نگیرد احتمال خطا بالا رفته و در نتیجه ممکن است عواقب چندان خوبی برای شرکت نداشته باشد.
معمولا کانال های ارتباطی، تماس های کنفرانسی، ایمیل و ملاقات حضوری است اما در سازمان ها بزرگ ممکن است این کانال ها در خطوط مورد نظر ارائه نشوند.
پلتفرم های پذیرش دیجیتال دارای اعلان های درون برنامه ای هستند که کارکنان را در مورد هرگونه تغییر در فرآیندها، برنامه ها و یا استراتژی هایی که با آن درگیر هستند، مطلع میکند.
مزیت های اعلان درون برنامه ای این است که میتوانید یک دوره اعلان سفارشی تنظیم کنید که تا وقتی کارکنان آن را تایید و مطالعه نکنند حذف نمیشود.
همچنین قابلیت ردیابی برای کارکنانی که اعلان ها را ردیابی و عمل مورد نظر را انجام میدهند خواهید داشت.
از آموزش موثر استفاده کنید
با اجرای استراتژِی تغییر نیاز است تا کارمندان مهارت ها و قابلیت های خود را افزایش دهند زیرا همه چیز تغییر خواهد کرد. هنگام مصاحبه با ذینفعان مدیران باید سطح شایستگی کارکنان را بررسی کرده و برنامه آموزشی مناسب با استراتژی مدیریت تغییر را انتخاب کنند.
برنامه آموزشی مناسب نه تنها بهره وری نیروی کار را افزایش میدهد، بلکه به شما کمک میکند تا برای عدم قطعیت هایی که ممکن است سازمان در آینده با آن مواجه شود، آماده شوید.
چند روش آموزش وجود دارد که مشاغل میتوانند روی آن تمرکز کنند:
- آموزش سنتی: کلاس درس، مربیگری و وبینار
- آموزش برحسب تقاضا: کلاس های آنلاین، یادگیری با خود آموز و آموزش شبیه سازی مجازی
- آموزش حین شغل
نحوه اجرای استراتژی مدیریت تغییر
تغییر دائم در دنیای فعلی، تحولات کسب و کار را اجتناب ناپذیر ساخته است. واکنش و نحوه مقابله با این تغییرات کلید موفقیت و رشد است. موانع مختلفی وجود دارد که کسب و کارها در استراتژی مدیریت تغییر خود باید بر آن ها غلبه کنند. اما متداول ترین این موانع را میتوان مواردی مانند:
- ارتباطات ضعیف
- مقاومت کارکنان در برابر تغییر
- عدم وضوح و مشارکت کم کارکنان
دانست. برای غلبه بر این چالش ها و اطمینان از اجرای موفقیت آمیز تغییر، به عنوان فردی که یک تیم را مدیریت میکند نکاتی وجود دارد که میتواند کمک بسیاری کند:
- رهبران کار باید کارکنان را در کل فرآیند راهنمایی و به آن ها کمک کنند تا ارزش تغییر برای آن ها بهتر درک شود.
- همه افرادی که تحت تاثیر تغییر قرار میگیرند باید در فرآیند درگیر شوند.
- تغییرات جزیی و عمده باید قبل از اجرا به همه گزارش داده شوند.
- منابع خود را قبل ایجاد برنامه استراتژی مدیریت تغییر بطور دقیق بررسی و برآورد کنید. علاوه براین از همان ابتدا ذینفعان را شامل و بازخورد آن ها ارزش قائل شوید.
جمع بندی
صرف نظر از روش، داشتن یک استراتژی مدیریت تغییر سازمانی بسیار مهم و موثر است.تغییرات سازمانی اگر بدرستی اجرا شوند میتوانند امکان دستیابی به مزیت رقابتی را برای شرکت فراهم آورند. این استراتژی فرصتی را برای مدیران فراهم میکند تا با اجرای پروژه تغییر، تصمیم گیری آگاهانه و دستیابی به اهداف مورد نظر کمک کنند.
